英語でのビジネスメールを書くことになりました。
「えっ、どうやって始めよう」そんなことを思いませんか。
相手の呼び方は?初め方は?どんな風に終わらせるのかがわからない。
そんなシチュエーションのために、今回は英語でのビジネスメールに書き方をご紹介します。

business mail

ここで紹介するのは、取引先やそこまで交流がない同僚の間で使えるビジネスメールの書き方です。ビジネスメールの場合、重要なのはトーンと文法です。特にネイテイブの方とのメールの場合は、文法に注意しましょう。
では、始めましょう!

時間があまりない方は動画で見てみよう!

【ビジネス】今すぐ使える英文メールの定型表現5選
manner

1. Greeting 挨拶

 ビジネスメールには greeting が必須です。一番使われるのがDear プラス 受取人の名前です。
下にいくつか例を挙げてみました。

Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,

年上の方やクライアントに送る場合は役職などを付け加えるともっと正式になりますが、同僚などに送る場合は、名字 (first name) だけで大丈夫です。
また、受取人が不明な場合もありますよね。その場合、関係者に転送 (forward) します。

To whom it may concern,
Dear Sir or Madam,

ここで1つのポイントです。
このような 挨拶 (
greetingの後は、コンマ (comma) それと一行開けて (empty line) から、内容に入りましょう。

2. 目的

本文に入る前、受取人の方にこのメールのポイントや目的を伝えましょう。

I am writing to inquire …
このメールを差し上げたのは、、、
I am writing in reference to …
このメールを差し上げたのは、あの件に関することです、、、

メールの返信のときは、こう言います。

Thank you for reaching out to us regarding …
連絡をくださりありがとうございます。

ここの in reference to また regarding はどちらも「関する」という意味です。
使い方は about に近いですが、 about はそこまでフォーマルな使い方ではなく、主に会話の時に使われます。

会話:I’m talking about the meeting scheduled for next week.
フォーマル:I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
フォーマル:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

 in reference to の使い方と regarding の使い方のちょっとした違いに、気付きましたか? in reference to は通常「既に相手に話した事のある場合の説明」ですが、regarding の使い方は比較的範囲が広く、初めて話すことの時に使います。

3. Content 本文

いよいよ本文に入ります!
ここでちょっとしたコツです。ビジネスメールを書く際のポイントは明瞭かつ簡潔 (clear and concise) にあります。
ダラダラ長いメールですと、読むのも書くのも大変ですからね。
また、強調したい文があってもフォーマルなメールでは大文字で表記しません。でも、太文字にして目立つようにはできます。

PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.
Please review the attached documents thoroughly.
添付資料をよく見てください。

添付の使い方

I have attached the previously mentioned documents for your review.
お話した資料は添付致しました。

Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
金額につきましては添付したファイルをご参照ください。

4. Closing 結び

メールの結びには感謝の言葉を述べたり、次の計画を伝えることができます。

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
何かご質問があれば、お気軽に連絡をください。

Thank you for your time and consideration.
貴重なお時間を頂きありがとうございます。

I look forward to hearing from you.
お返事を頂けることをお待ちしております。

5. Sign off and signature block 結語と署名欄

最後は、メールの結語です。 sign off  signature block の2つがあります。
ここで気をつけてほしいのが、、sign off での大文字は最初の1文字だけです。
では、よく使う sign off を紹介します:

Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,

北米では Best regards はそこまでフォーマルではないため、あまり使いません。その代わり Sincerely を使う人が多数います。
最もフォーマル且つ安全な言い方です。
Sign off 後の signature block 忘れずに!名前 (name)、役職 (title)、会社 (company)、連絡先 (contact information) などを入れてください。

Sincerely,

John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000

Business Email 例

では、最後に英語でのビジネスメールの例を見てみましょう。

Dear Ms. Jones,

Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please seethe attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.

Sincerely,

John Smith

Sales Representative, Flooring Company

+886-900-000-000

いかがでしたか?ビジネスメールというのは奥深いですよね。
日本語でも難しいのに、英語ともなると更に厄介ですよね。
このブログを読んで頑張りましょう。
書き終わった後は、文法の間違いやスペリングミスのチェックも忘れないで下さいね。

 

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翻訳/ 川合 佳奈
ライター/ Joyce Lee
出典/ Markus Spiske, CC Lisenced

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